Vacature: Medewerker Inhuurdesk/loket

In het kort
We zijn op zoek naar een gepassioneerde en gedreven medewerker inhuurdesk/loket die een bijdrage levert aan de verdere professionalisering van de afdeling Procurement en met name het loket Externe Inhuur bij ICS.  De Administrateur Externe Inhuur administreert, verwerkt, stelt op, bewaakt, monitort, signaleert en rapporteert het gehele inhuur proces rondom externe inhuur.

Krijg jij energie van het verder professionaliseren van deze functie en heb jij de flair om het belang hiervan over te brengen op de organisatie?  Lees dan verder!

 

Je werkomgeving

In de rol van medewerker Externe Inhuur binnen ICS ben je werkzaam in een sterk veranderende organisatie waar twee jaar geleden is begonnen met een professionaliseringsslag op het gebied van inkoop. De afdeling Procurement is opnieuw ingericht qua inkoopbeleid en inkoopprocedures. Daarnaast is de verantwoordelijkheid van Externe Inhuur per 1 maart jl. onder Procurement komen vallen en is een start gemaakt om samenwerkingen met bestaande leveranciers relaties kritisch te bekijken en aan te passen.

Het team bestaat uit drie Procurement Business Partners, een Junior Procurement Business Partner (trainee), een Contractbeheerster en een Procurement Officer.  

 

Je werk

Als Administrateur Externe Inhuur ben jij verantwoordelijk voor het gehele administratieve proces voor de inzet van extern personeel bij ICS. 

De belangrijkste taken & verantwoordelijkheden;

  • is verantwoordelijk de administratieve afhandeling van de in-, door en uitstroom bij externe medewerkers binnen ICS;

  • Verwerkt aanvragen voor extern personeel en zet de vraag uit naar de geselecteerde leveranciers. Bekijkt de aanvragen kritisch en stelt extra vragen waar nodig of waar afgeweken wordt van het afgesproken proces;

  • Beheert en bewaakt het gehele proces rondom de in-, door en uitstroom van externe medewerkers en houdt de tijdslijnen hierbij in de gaten;

  • Zorgt voor het accuraat opstellen en verwerken van de overeenkomsten tussen ICS en de Leverancier;

  • Is het aanspreekpunt voor alle stakeholders t.a.v. alle zaken rondom Externe Inhuur

  • Levert een kwalitatieve en service gerichte manier van werken heeft, en waarborgt daarbij de kwaliteit van het proces. Staat sterk in de schoenen richting kritische aanvragers die het niet zo nauw nemen met de regels en procedures;

  • Heeft met alle lagen van de organisatie van doen en dient hiermee goede contacten te onderhouden;

  • Heeft een signalerende functie ten aanzien van het afgesproken proces en bespreekt samen met de Procurement Business Partner Externe Inhuur afwijkingen;

  • Stelt en levert rapportages op voor divers afdelingen binnen de organisatie zoals Maandrapportage en KPI rapportage;

  • Bewaakt en optimaliseert gevraagd en ongevraagd de processen om de klanttevredenheid omtrent Externe Inhuur naar een hoger niveau te tillen;

  • Stelt deelovereenkomsten en dealsheets op en draagt zorg voor de juiste ondertekening bij Stakeholder, MT en Leverancier. Bewaakt daarbij de tijdslijnen en rappelleert indien nodig aan de Procurement Business Partner Externe Inhuur;

  • Bewaakt tijdslimieten  en spreekt indien nodig Stakeholders en Leveranciers hierop aan;

  • Zorgt voor een up-to-date totaal overzicht van alle externen bij ICS die voor iedereen helder en duidelijk is.

Dit is een functie voor 24 tot 32 uur per week.

 

Je profiel
Voor deze leuke functie zoeken wij iemand die zicht herkent in het onderstaande:

  • Je werkt samen met het team, je interne klanten en leveranciers

  • Je organiseert je eigen werk binnen de bestaande systemen en processen

  • Je bewaakt de voortgangs van diverse rapportages en processen

  • Je werkt nauwkeurig, met oog voor detail en cijfermatig inzicht

  • Je hebt een klantvriendelijke en servicegerichte instelling

  • Je hebt ervaring met Excel en PowerPoint

  • Je acteert op MBO/ junior HBO niveau en hebt het liefst enige ervaring met Externe Inhuur, Inkoop en/of Administratieve werkzaamheden

     

    Wij bieden jou
    Voor onze medewerkers wil ICS een goede werkgever zijn. Omdat er een excellente dienstverlening van je gevraagd wordt, mag je ook veel van ons verwachten. Zo biedt ICS je allerlei handvatten voor je persoonlijke ontwikkeling. Je hebt als lid van het Procurement team toegang tot de Procurement Academy waarin je op allerlei vlakken kennis kan maken met het administratieve en operationele gedeelte van inkoop.

    We bieden je een marktconform basissalaris. Daarnaast hebben wij een aanvullende regeling op de CAO Banken waarin je recht hebt op een reiskostenvergoeding, vakantietoeslag, dertiende maand en een benefittoeslag. Werknemers binnen ICS ervaren een zeer prettige werksfeer en voelen zich sterk verbonden met de organisatie. 

 

Wil jij deel uitmaken van de afdeling Procurement binnen ICS?
Dan nodigen we je graag uit om te solliciteren via de onderstaande button. Vertel ons in een motivatiebrief waarom jij voor ICS wilt werken, waarom je denkt geschikt te zijn als medewerker Externe Inhuur en licht je relevante werkervaring toe. Heb je vragen over deze vacature, neem dan contact op met Arthur van Zijtveld.

Sollicitatieprocedure

Sluit jouw profiel en motivatie aan bij de vacature? Dan is de procedure vaak als volgt:

  1. We nemen je motivatie en CV zorgvuldig door - Je krijgt zo spoedig mogelijk een uitnodiging voor gesprek of afwijzing (per e-mail).
  2. Wij zijn benieuwd naar jou! - De sollicitatieprocedure bestaat uit meerdere gespreksrondes (twee tot drie) met een of meerdere gesprekspartners. Onderdeel van de procedure is een capaciteiten- en persoonlijkheidstest.
  3. Ons aanbod - Wanneer de laatste gespreksronde positief is verlopen, nemen we contact met je op om het arbeidsvoorwaardenaanbod met je te bespreken.
  4. We doen een screening – Voordat je bij ons aan de slag gaat, zijn we verplicht om je, als onze toekomstige medewerker, te screenen op integriteit. We controleren onder meer je identiteit en burgerservicenummer (BSN), diploma’s en referenties. Ook vragen we je om een Verklaring Omtrent het Gedrag. We houden ons daarbij aan de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Zo blijven we als ICS een integere en betrouwbare organisatie.
  5. Ben jij onze nieuwe collega? – Als de screening positief is, kun je aan de slag! Welkom bij ICS.